KRATKI VODIČ ZA IZRADU PROJEKTA I IZVJEŠTAVANJE ZA NEVLADINE ORGANIZACIJE


PISMO NAMJERE- kontaktirajte donatora prije nego čto mu pošaljete projekat!

Često će vam se desiti da u opisu forme projektnog prijedloga, donator od koga namjeravate tražiti pordšku zahtjeva da pošaljete pismo namjere u kojem će te u kratkim crtama opisati svoju ideju relizacije projekta , faze relizacije, faze realizacije i potrebna sredstva za relizaciju projekta. Pismo namjere predstavlja srž vaše ideje i ne smije biti duže od jedne stranice. Slanjem pisma namjere ćete uštediti sebi vremena i truda jer ćete brzo saznati ukoliko neka fondacija ima interesa da podrži vač projekat ili ne, te svoje napoe uskladiti u tom smislu.

 

 

NASLOV PROJEKTA

To je ime, odnosno naslov pod kojim će se projekat realiyovati. Naziv projekta je veoma važan jer on predstavlja prvu stvar koju vide i čuju oni koji dolaze u kontakt sa projektom. Mora zadovoljavati dva kriterija: da je zvučno i prepoznatljivo i da govori nešto o vašem projektu.

 

LOKACIJA

Naznačite u kojem gradu ili opštini će se vač projekat realizovati.

 

NAZIV (IME) ORGANIZACIJE/UDRUŽENJA KOJE JE NOSILAC (IZVOĐAĆ= PROJEKTA

 

OPŠTA PODLOGA PODRUČJA-OPIS POTREBA

Opišite situaciju (političku socijalnu, ekonomsku) u sredini u kojoj će se projekat relizovati. navedite potrebe i probleme koji postoje i kratko objasnite kako će se vač projekat suočiti sa potrebama ili pomoći da se riješe ovi problemi.

 

CILJEVI PROJEKTA- precizno i tačno – šta želimo da postignemo?

Ciljevi projekta se odnose na otklanjanje uzorka identifikovanmog problema. U opisu ciljeva projekta trebate navesti neposrednu korist koju će ciljna grupa imati od usluga/aktivnosti sprovedenih u okviru vašeg projekta. Vaši ciljevi trebaju biti definisani sažeto i jasno, u jednostavnim tezama i kratkim rečenicama. Kod definisanja ciljeva trebate biti realistični i fokusirani na ono što zaista možete očekivati da će te ostvariti vašim projektom. Pri formilisanju vaših ciljeva bolje je konkretno staviti tri manja cilja nego jedan veliki koji će biti realno nedostižan.

 

OPIS PROJEKTA

Detaljno opišite planirane aktivnosti u vašem prijedlogu projekta. Aktivnosti vašeg projekta predstavljaju konkretan način na koje ćete realizovati vaše ciljeve. Aktivnosti bi trebale biti jasno definisane i dobro razrađene u skladu sa vašim ciljevima. navedite prema kojim ciljnim grupama je usmjeren vaš projekat. Aktivnosti u vašem projektu trebaju biti kvalifikovane. Npr. ako je vaša projektna aktivnost održavanje serija radionica, uključite sljedeće informacije: dužina trajnja (broj dana), broj sesija u jednom danu, precizirane teme, broj očekivanih učesnika i ko će vam biti učesnici, očekvani predavači/treneri/voditelji radionica, da li ćete objaviti publikacije itd. Ukoliko pružete socijalne usluge ili psihosocijalnu podršku moramo pisati da li se to radi po slobodnoj potrebi dolasaka klijentica ili tačno planiramo svoje aktivnosti u vidu grupne terapije, radne terapije ili nešto slišno. takođe, u projektima demokratizacije, yavisno od vaših ciljeva i ciljne grupe svoje aktivnosti morate detaljno opisati.

 

VRLO VAŽNA NAPOMENA!!!!!!!

SVE ONO ŠTO NIJE OBJAŠNJENO U OPISU PROJEKTA NE MOŽEMO ISKAZATI U BUDŽETU.

 

ULOGA PARTNERA

Ponekad projekat rade zahedno dvbije ili tri organizacije kao stalni partneri ili kao privremene koalicije. da bi svi učesnici u projektu imali jasne zadatke uloga partnera mora biti dobro isplanirana, kako bi se znala odgovornost svakog od partnera u fazi implementacije. U početku rada većina nevladinih organizacija nastupa samostalno dok ne izgradi vlastite kapacitete sli iskusnije nevladine organizacije kao dio svojih aktivnosti a u svrhu jačanja sopstvene ciljne grupe planira aktivnosti za pomoć organizacijama koje startaju.

 

PERIOD REALIZACIJE PROJEKTA

Od mjeseca (godina) ______________ do mjeseca (godina)__________________

Vrlo je značajno radi planiranja budžeta znati koliko će projekat trajati. Većina donatora ne donira projekte koji traju duže od godine dana.

 

VREMENSKI RASPORED AKTIVNOSTI

Tačno odrediti datume kada vaš projekat počinje i kada će se završiti. Ukoliko se vaš projekat realizuje u dužem vremenskom periodu, potrebno je tačno odrediti kada će se koja aktivnost realizovati (u kojem peirodu se šta dešava, mjesec po mjesec). Potrebno je da detaljno opišete celokupno upravljanje projektom i naznačite odgovornost zaposlenih plaćenih osoba koje su uključene u realizaciju projekta. Ukoliko je moguće, bilo bi dobro navesti imena tih osoba i njohove kvalifikacije kojim opravdavate njihov legitimitet da se bave implementacijom projekta.

 

 

DOPRINOS ORGANIZACIJE/UDRUŽENJA

Ukoliko je vaša organizacija nedavno osnovana i ne posjeduje nikakvu opremu, prostor ili slično ovaj doprionos će biti minimalan. Uglavnom ga jemoguće izraziti kroz djelomično volonterski rad rad vaših članova. U doprinos može da se stavi nešto što će naša ciljna grupa uraditi ili doprinjeti u samom projektu, naročito je važno da se taj doprinos može na neki način kvantifikovati

 

 

OČEKIVANI REZULTATI

Koje rezultate očekujete da će te postići ralizacijomprojektnih aktivnosti? kako ćete procijeniti da li ste ostvarili vače prethodno utvrđene ciljeve? rezultati moraju biti u skladu da zacrtanim ciljevima i ciljnom grupom. U očekivanim rezultatima morate naglasiti koju će korit imati vaša ciljna grupa od realizacije vašeg projekta.

 

 

BUDŽET PROJEKTA

Budžet predstavlja realnu specifikaciju troškova koje ćete imati po projektu. Budžetske stavke moraju pretiti opisane projektne aktivnosti. Ptrošeno može biti samo ono što je predvoiđeno budžetom i u svrhu koja je predviđena. sredstva iz jedne budžetske stavke mogu se prebacivati u drugu namjenu po istom projektu samo uz prethodno dobijeno odobrenje od strane donatora projekta.

 

 

UPUTSTVO ZA IZVJEŠTAVANJE DONATORA

 

Ovo je uputstvo za pisanje izvještaja koje treba podnijeti donatoru 8davaocu granta/finansijske podrške projektu). pošto rtazličiti donatori finansiraju različite tipove projekta i iyvještaji o njima će biti različiti. Svaki donator će obično od vas tražiti da podnesete dvije vrste izvještaja o aktivnostima koje je finansirao: narativne i finansijske izvještaje.

 

NARATIVNI IZVJEŠTAJ

 

Informacije koje uvijek treba da budu uključene su sljedeće:

  1. Naslov projekta

  2. Broj ugovora sa donatorom
  3. Projektni period koji izvještaj pokriva

  4. Potpis osoba/osoba koje su sačinile izvještaj i datum

 

Procjena postignutih ciljeva u odnosu na planirane projektne ciljeve

  1. Koji su ciljevi postignuti i na koji način?
  2. Koji ciljevi su djelomično postignuti i na koji način?
  3. Koji ciljevi nisu postignut?

  4. Koje su bile glavne prepreke implementacije projekta?

 

Opisati implementaciju projekta

  1. Koja je ciljan agrupa i koliko je korisnika iz te grupe pokriveno aktivnostima projekta?

  2. Koliko je osoba zaposleno/plaćeno u okviru projekta i koja je njihova uloga?

  3. koliko je volontera iz vaše organizacije ongažovano na implemantaciji aktivnosti projekta?

  4. situacija u području /regiji u kojem se projekat implementira i uticaj projekta nadruštvo u cjelini

  5. Kontakt, saradnja i umrežavanje sa drugim organizacijama, podjela iskustava i znanja sa drugima

  6. Kontakt i saradnja sa zvaničnim institucijama lokalne vlasti u vašoj zajednici

  7. Opis eventualnih izmjena u implementaciji projektnih aktivnosti u odnosu na prvobitni plan

  8. problemi koji du nastali u procesu implementacije i ne koji način su problemi riješeni

  9. Medijska pokrivenost sktivnosti projekta

 

Ostali interesantni podaci

  1. Navesti rezultate procjene uticaja projekta na ciljnu grupu, lokalnu zajednicu i društvo u cjelini (evaluacija)

  2. Budući planovi i održivost projekta

  3. Informacija o dodatnim sredstvima- da li imate i druge donatore za ovaj ili neki drugi projekat?

 

Izvještaj predstavlja osnovni izvor informacija o vašem projektu za donatora. Na osnovu vašeg izvještaja on ima mogućnost da prati sve aspekte projekta, uključujući i finansijsku stranu. Bitan dio ovog dokumenta o vašem radiu predstavlja i procjena vašeg rezultata u odnosu na prvobitni plan.

U zavisnoti od zahtijeva donatora završni izvještaj vašeg projekta ima limitiran broj stranica. Optimalno treba da sadrži najmanje 5 a najviše 15 stranica.

 

Tekući ili periodični izvještaj je opis projektnih aktivnosti koje su u toku. U zavisnosti od zahtijeva donatora može ih biti jedan ili više u toku trajanja projekta. Gore navedena uputstva se mogu prijmjenjivati za periodične izvještaje i optimalno je da oni sadrže najmanje 2 a najviše 10 stranica.

 

FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ

 

Informacije koja uvijek treba da bude uključena:

 

  1. Naslov projekta

  2. Broj ugovora sa donatorom

  3. Period implementacije projekta na koji se izvještaj odnosi

  4. datum i iznos koji je primljen na račun ili u gostovini za razlićite rate po projektu

  5. Detaljna specifikacija troškova prema budžetu

  6. Orginalni računi se trebaju dati na uvid donatoru. Oni moraju biti organizovani i sabrani u skladu sa različitim budžetskim linijama. ukoliko organizacija treba da zadrži orginalne račune donaor prihvata njihove kopije nakon pregleda orginalnižh računa

  7. Finansijski izvještaj uvijek treba da sadrži potpis sastavljača i datum

  8. Orginalni primjerak treba predati donatoru

 

SKICA IZVJEŠTAJA

 

  1. Organizujte izvještaj na isti način – sa istim nayivima linija kao što je učinjeno u buidžetu
  2. Odobreni budžet, rezultat i razlika treba da budu predstavljeni u različitim kolonama

  3. Za svaku izmjenu aktivnosti u toku implementacije zbog koje dolazi do promjena u budžetu ili preusmjeravanja sredstava potrebno je tražiti i dobiti saglasnost donatora

  4. Uvijek je korisno napraviti dvije ili više kolona za rezultat, jednu ili više za lokalnu valutu a jednu za odobrenu

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s